Obecnie trudno wyobrazić sobie zarówno kameralne biuro, jak i głośny i rozbudowany open space bez nowoczesnych i funkcjonalnych urządzeń biurowych. Jednym z tych, które w największym stopniu ułatwiają pracę, nierzadko łącząc w sobie funkcje kilku różnych sprzętów, jest kserokopiarka biurowa.
Wybór tego rodzaju sprzętów jest obecnie tak duży, że znalezienie tego idealnie dopasowanego do naszych potrzeb może okazać się prawdziwym wyzwaniem. Właśnie dlatego przygotowaliśmy poradnik, który podpowie, na co zwracać uwagę, wybierając kopiarkę do swojej firmy.
Analiza potrzeb, a wybór kserokopiarki do biura
Podobnie jak zakup dowolnego, innego sprzętu do biura, również wybór ksera powinien zostać poprzedzony dokładną analizą zapotrzebowania. Bez odpowiedniego rozpoznania własnych potrzeb, łatwo o zakup, który nie będzie spełniał oczekiwań pracowników, nie oferując wszystkich potrzebnych funkcji, lub mając ich zbyt wiele. Aby upewnić się, że dana kopiarka będzie tą idealną, najlepiej przed jej zakupem zadać sobie w gronie całego zespołu kilka podstawowych pytań. Poniżej ich przykładowa lista.
- Jaką dzienną, tygodniową lub miesięczną liczbę kopii wykonuje się w firmie?
- Czy w biurze potrzebne są także wydruki kolorowe?
- Jakie są najpopularniejsze formaty dokumentów?
- Czy firma archiwizuje dane do postaci plików cyfrowych?
- Czy w biurze potrzebny jest faks?
Odpowiedzi na te pytania pozwolą przekonać się, czy przy zakupie kserokopiarki do biura należy zwrócić uwagę na zaawansowane funkcje, takie jak druk kolorowy, wysyłanie faksów czy skanowanie. Dadzą również odpowiedź na pytanie, czy wystarczy zakupić urządzenie obsługujące dokumenty A4, czy potrzebna będzie większa kopiarka umożliwiająca pracę z formatem A3.
Kserokopiarka biurowa i jej dodatkowe funkcje
Warto jednak zdawać sobie sprawę, że to nie wszystkie możliwości, które zaoferuje nam wysokiej klasy kserokopiarka biurowa. Wiele z nich wyposażonych jest również w szereg zaawansowanych, dodatkowych funkcji, które mogą okazać się bardzo przydatne w firmie. Te najpopularniejsze to m.in.:
- system logowania, umożliwiający tworzenie profili dla wszystkich pracowników i zapewniający ochronę poufności,
- dodatkowe kasety na papier,
- funkcja wykańczania, oferująca m.in. sortowanie lub zszywanie dokumentów,
- oprogramowanie do zarządzania ustawieniami i kosztami eksploatacji urządzenia.