Czym się kierować przy wyborze kserokopiarki do biura?

Obecnie trudno wyobrazić sobie zarówno kameralne biuro, jak i głośny i rozbudowany open space bez nowoczesnych i funkcjonalnych urządzeń biurowych. Jednym z tych, które w największym stopniu ułatwiają pracę, nierzadko łącząc w sobie funkcje kilku różnych sprzętów, jest kserokopiarka biurowa.

Dlaczego wybór odpowiedniej kserokopiarki jest tak ważny?

Kserokopiarka, zwana również urządzeniem wielofunkcyjnym, często stanowi serce biura. W firmach, w których kluczowe znaczenie mają dokumenty, jak np. w kancelariach prawnych, biurach architektonicznych czy działach administracyjnych, bezawaryjność i funkcjonalność kserokopiarki ma ogromny wpływ na efektywność pracy. Błędnie dobrane urządzenie może generować dodatkowe koszty eksploatacyjne, przestoje w pracy czy frustrację pracowników. Dlatego wybór odpowiedniego urządzenia powinien być starannie przemyślany i oparty na realnych potrzebach biura.

Jaką dzienną, tygodniową lub miesięczną liczbę kopii wykonuje się w firmie?

Wydajność kserokopiarki jest jednym z najważniejszych czynników, który powinien być brany pod uwagę. Urządzenia mogą różnić się znacznie pod względem wydajności, co ma bezpośredni wpływ na ich cenę, a także koszty eksploatacji. W małych biurach wystarczy kserokopiarka biurowa o mniejszej wydajności, natomiast w dużych firmach warto zainwestować w urządzenia, które są w stanie sprostać dużej liczbie wydruków dziennie.

Czy w biurze potrzebne są także wydruki kolorowe?

Urządzenia drukujące w kolorze są zazwyczaj droższe zarówno w zakupie, jak i w eksploatacji. Dlatego przed zakupem warto zastanowić się, jak często w biurze są potrzebne dokumenty kolorowe. W niektórych firmach, takich jak agencje reklamowe czy studia projektowe, kolorowy druk może być kluczowy, natomiast w innych przypadkach wystarczające będą urządzenia monochromatyczne.

Jakie są najpopularniejsze formaty dokumentów?

Standardowe kserokopiarki obsługują formaty A4, ale w niektórych firmach może być konieczne używanie większych formatów, takich jak A3. Wówczas wybór urządzenia, które umożliwia obsługę różnych formatów dokumentów, jest kluczowy.

Czy firma archiwizuje dane do postaci plików cyfrowych?

W dzisiejszych czasach coraz większy nacisk kładzie się na digitalizację dokumentów. Urządzenia wielofunkcyjne często oferują możliwość skanowania dokumentów bezpośrednio do plików cyfrowych, co może być bardzo przydatne dla firm archiwizujących duże ilości dokumentów.

Czy w biurze potrzebny jest faks?

Choć w wielu firmach faks odszedł już do lamusa, w niektórych branżach nadal jest on niezbędny. Warto zastanowić się, czy potrzebna będzie kserokopiarka z funkcją wysyłania i odbierania faksów.

Odpowiedzi na te pytania pozwolą przekonać się, czy przy zakupie ksero do biura należy zwrócić uwagę na zaawansowane funkcje, takie jak druk kolorowy, wysyłanie faksów czy skanowanie. Dadzą również odpowiedź na pytanie, czy wystarczy zakupić urządzenie obsługujące dokumenty A4, czy potrzebna będzie większa kopiarka umożliwiająca pracę z formatem A3.

Urządzenie wielofunkcyjne do biurowa i jego dodatkowe funkcje

Warto jednak zdawać sobie sprawę, że to nie wszystkie możliwości, które zaoferuje nam wysokiej klasy kopiarka Konica Minolta. Wiele z nich wyposażonych jest również w szereg zaawansowanych, dodatkowych funkcji, które mogą okazać się bardzo przydatne w firmie. Te najpopularniejsze to m.in.:

System logowania, umożliwiający tworzenie profili dla wszystkich pracowników i zapewniający ochronę poufności.

Systemy logowania mogą być kluczowe w biurach, gdzie bezpieczeństwo informacji jest priorytetem. Dzięki tej funkcji można precyzyjnie monitorować, kto i kiedy korzystał z urządzenia, a także ograniczać dostęp do niektórych funkcji kserokopiarki, co zwiększa bezpieczeństwo dokumentów.

Dodatkowe kasety na papier.

Dla biur, które korzystają z różnych formatów papieru lub potrzebują wydruku dużych ilości dokumentów bez konieczności częstego uzupełniania zasobów, dodatkowe kasety na papier są niezwykle wygodne. Pozwalają one na przechowywanie większej ilości papieru oraz na równoczesne przygotowanie kilku formatów arkuszy.

Funkcja wykańczania, oferująca m.in. sortowanie lub zszywanie dokumentów.

Funkcja ta jest szczególnie przydatna w firmach, gdzie często przygotowuje się większe zestawy dokumentów, które muszą być zszywane lub sortowane w odpowiedniej kolejności. Pozwala to na oszczędność czasu i zmniejszenie potrzeby ręcznego zszywania dokumentów.

Oprogramowanie do zarządzania ustawieniami i kosztami eksploatacji urządzenia.

Nowoczesne kserokopiarki wyposażone są w zaawansowane oprogramowanie, które umożliwia monitorowanie zużycia toneru, papieru oraz ogólnych kosztów eksploatacji. Dzięki temu łatwiej jest kontrolować budżet na materiały biurowe i optymalizować koszty.

Dzierżawa urządzeń wielofunkcyjnych jako alternatywa

Wiele firm, zwłaszcza małych i średnich przedsiębiorstw, decyduje się na dzierżawę kserokopiarek zamiast ich zakupu. Rozwiązanie to ma szereg korzyści:

Brak konieczności dużych jednorazowych wydatków – koszty są rozłożone w czasie w formie miesięcznych opłat.

Aktualne oprogramowanie i serwis – firmy oferujące dzierżawę, takie jak Copy Ekspert, zapewniają regularne aktualizacje oprogramowania oraz serwis, co minimalizuje ryzyko przestojów w pracy.

Elastyczność – w razie zmiany potrzeb firmy można łatwo zmienić urządzenie na bardziej wydajne lub dostosowane do nowych wymagań.

Podsumowanie

Wybór odpowiedniej kserokopiarki do biura to niełatwe zadanie, które wymaga analizy specyficznych potrzeb firmy. Należy brać pod uwagę wydajność urządzenia, dodatkowe funkcje oraz koszty eksploatacji. Warto również rozważyć dzierżawę, która może okazać się bardziej opłacalna, szczególnie dla firm dynamicznie się rozwijających.