Na pewnym etapie rozwoju biura, niezbędne jest posiadanie nowoczesnego i innowacyjnego sprzętu, który zapewni odpowiedni przepływ dokumentów, przyspieszy pracę i podniesie jej jakość. Sprzęt tego rodzaju możemy kupić lub wynająć. W wielu przypadkach, jeśli chodzi na przykład o kserokopiarki, te drugie rozwiązanie okazuje się dużo korzystniejsze.